Какие IT-сервисы работают для абитуриентов Вышки

© Высшая школа экономики

Подать документы в Высшую школу экономики можно по-разному: принести лично в Приемную комиссию или отправить их по почте, но один из самых удобных и часто используемых способов — это онлайн-подача. Для облегчения процесса поступления в Вышке функционируют различные электронные сервисы. О принципах и особенностях работы сервисов рассказывают начальник Управления цифровизации образования НИУ ВШЭ Александр Зимовец и начальник Управления организации приема и довузовского образования НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург Михаил Компанец.

— Есть ли в Вышке IT-системы, предназначенные исключительно для абитуриентов? Какие возможности они предоставляют?

Александр Зимовец

— Зачастую знакомство абитуриентов с информационными системами Вышки начинается задолго до момента поступления. Еще обучаясь в школе, они могут участвовать в проводимых университетом олимпиадах. Для этого им нужно регистрироваться через личный кабинет. Помимо прохождения регистрации, сервис позволяет получить всю актуальную информацию о проводимых в рамках олимпиады мероприятиях и испытаниях, перейти по ссылкам в информационные системы университета (например, SmartLMS) в случае проведения испытаний в дистанционном формате.

При первой регистрации в личном кабинете Вышки пользователи получают логин и пароль, которые они могут использовать в дальнейшем при повторном участии в олимпиадах или при поступлении.

Абитуриентам также доступно несколько информационных систем. Самая первая площадка, куда попадает абитуриент, — это, конечно же, сайт НИУ ВШЭ. Здесь можно ознакомиться с самой актуальной информацией о жизни университета, со всеми нюансами и правилами приема в вуз. Далее абитуриент встречается с личным кабинетом для поступающих в бакалавриат/специалитет или магистратуру. Через эти сервисы можно подать документы, выбрать вступительные испытания и совершить другие действия. Также в рамках приемной кампании для проведения внутренних вступительных испытаний используется система управления образовательным процессом Вышки SmartLMS. Поступающим из регионов будет полезен сервис альтернативного расселения на портале Вышки, который позволяет забронировать жилье еще до зачисления.

— В Вышке уже второй год работает система единого окна. Что представляет собой этот сервис? Какие у него есть преимущества?

Михаил Компанец

— Единое окно — это универсальная служба по работе с обращениями абитуриентов. В единое окно вопросы могут поступать через чат-бот, электронные почты приемных комиссий, через формы обратной связи в личном кабинете. Вопросы могут охватывать разные темы: и подачу документов, и образовательные программы, и договоры, и техподдержку. То есть абитуриенту не нужно искать, к кому обращаться с тем или иным конкретным вопросом. Обращения, поступающие через единое окно, распределяются по профильным специалистам или службам, которые оперативно дают соответствующий ответ. Все официальные каналы обращений привязаны к единой системе, к которой имеют доступ сотрудники, привлеченные к обработке обращений абитуриентов на разных этапах. Фактически все обращения абитуриентов приходят в единую систему, в рамках которой производится обработка и переадресация сообщений в профильную службу.

Обращения регистрируются и обрабатываются в рамках утвержденного SLA (Service Level Agreement) — договора об уровне предоставляемого сервиса между НИУ ВШЭ и абитуриентом в части сроков и качества обработки обращений. Первичный автоматический ответ с номером обращения абитуриент получает в течение 15 минут. Далее в зависимости от типа обращения заявка рассматривается и выполняется в течение одного рабочего дня либо до трех рабочих дней, если требуются изменения в информационной системе, которая задействована в рамках приемной кампании 2023/24 учебного года.

— Как организована работа личного кабинета? Какие у него есть полезные функции?

Александр Зимовец:

— Личный кабинет поступающего в бакалавриат/специалитет в 2023 году доступен для всех абитуриентов, в том числе подавших заявление очно или через суперсервис «Поступление в вуз онлайн». Помимо того что личный кабинет позволяет каждому абитуриенту подать документы на поступление, с помощью этого сервиса также можно пройти процедуру признания документов об иностранном образовании, записаться на вступительные испытания, узнать их результаты, подать апелляции или заключить договор в электронном виде.

Личный кабинет адаптирован для работы на разных типах устройств, имеет интуитивно понятный интерфейс. Подача заявления на обучение в бакалавриат/специалитет разделена на 19 последовательных шагов. На каждом этапе есть информационное сообщение с подсказками по заполнению заявления.

© Высшая школа экономики

Личный кабинет позволяет абитуриенту до окончания подачи документов вносить изменения в заявление, прикладывать дополнительные документы, сведения об индивидуальных достижениях, заново расставлять приоритеты зачисления.

Что же касается поступающих в магистратуру, то в 2023 году для них доступно три способа подачи документов: через личный кабинет абитуриента магистратуры, лично в Приемную комиссию и по почте.

Личный кабинет поступающего в магистратуру предлагает пройти 16 последовательных шагов и позволяет зарегистрироваться в качестве абитуриента, подать заявку на поступление, записаться на вступительные испытания, заполнить портфолио, подать заявку на заключение договора на платные образовательные услуги, а также отслеживать процесс поступления на всех этапах приемной кампании.

Личный кабинет поступающего в магистратуру значительно доработан к приемной кампании этого года, произведены редизайн и переработка интерфейса, он стал более приятным и удобным для пользователей, учтены все нововведения приема, например добавлен учет приоритетов.

— Среди дистанционных способов подачи документов в бакалавриат/специалитет — суперсервис «Поступление в вуз онлайн». В чем его плюсы и минусы? На что обратить внимание абитуриентам, выбравшим этот способ подачи документов?

Александр Зимовец:

— Вышка полностью синхронизирована с суперсервисом «Госуслуг» «Поступление в вуз онлайн». Подача заявления через него в 2023 году доступна всем поступающим в бакалавриат/специалитет, а сама процедура схожа с работой с личным кабинетом абитуриента.

При этом отличительной особенностью сервиса в 2023 году является возможность не предоставлять оригинал документа об образовании в бумажном виде в Приемную комиссию, а поставить отметку об электронном документе на портале госуслуг, что приравнено к предоставлению оригинала.

Абитуриенты, подавшие документы через суперсервис, смогут также воспользоваться в дальнейшем личным кабинетом абитуриента Высшей школы экономики для получения информации, но не смогут использовать его в полной мере, например, для внесения изменений в заявление или смену приоритетов — эти процедуры всегда нужно будет выполнять через единый портал государственных услуг.

В 2023 году действуют особые условия относительно вступительных испытаний для некоторых категорий абитуриентов. В личном кабинете на этапе подачи заявления предусмотрена возможность указать все особенности поступления и сдачи вступительных испытаний, например участие в проекте «Социальный лифт». При подаче документов через суперсервис может потребоваться дополнительное информирование Приемной комиссии и направление подтверждающих документов.